En este articulo vamos a destacar la idea y concepto de Lecciones Aprendidas a través de un vídeo que hemos estado analizando de Brad Egeland, experto en Project Management y gran influencia dentro de la consultoría sobre la gestión de proyectos, en el que habla de la aplicación de las conductas aprendidas en un proyecto y cómo, por qué y cuándo aplicarlas. Pero para eso vamos a explicar primero en que consisten las Lecciones Aprendidas.
Lecciones Aprendidas en la guía PMBOK se explica cómo parte importante de los Activos de los Procesos de la Organización, siendo la base del conocimiento y una herramienta muy importante dentro de la organización. Consiste en desarrollar una metodología que promueva la implementación de las buenas prácticas, ya que es necesario en todo proceso de mejora para la empresa, que los errores y aciertos queden registrados para poder ser usados en futuros proyectos y que de esta forma se aprenda y mejore constantemente.
Una definición más precisa de Lecciones Aprendidas: son el conocimiento adquirido durante la realización de un proyecto, que muestra cómo se hizo en los procesos de cada etapa y cómo deberían tratarse en un futuro.
Desarrollar una metodología que lleve a implantar una buena práctica es necesario en todo proceso de mejora. Así que documentar las lecciones aprendidas deberá de ser uno de los procesos más importantes de la Gestión de Proyectos para cualquier organización. Los errores y aciertos de los proyectos quedarán registrados para ser usados en futuras ocasiones, y de esta manera se aprende y mejora continuamente.
Las lecciones aprendidas se caracterizan por ser un círculo de actuación constante, el cual consiste en detectar, analizar, elaborar, integrar, considerar, evaluar, documentar y adquirir un conocimiento. A través del conocimiento adquirido y en base a las experiencias que se da durante la realización de uno o varios procesos en el ciclo de vida de un proyecto junto la realización de las actividades a lo largo de cada fase, y desde la reflexión y el análisis sobre los factores que pueden haber afectado positiva o negativamente a esa experiencia, se extraen las Lecciones Aprendidas, que pueden generar posibles amenazas u oportunidades.
Realizar la documentación al cierre de una o varias etapas de los proyectos y mostrar las mejoras del equipo las cuales se estiman en un valor cuantificable sirven para evidenciar que los procesos están funcionado, y a través de esta recogida de datos, que deben ser auditables, estos pueden ser auditados en un futuro, ya que servirá para demostrar que si se han convertido en lecciones aprendidas.
Brad explica en el vídeo que el 57% o más de Project Managers reconoce que no aplican el concepto de la conducta de la lección aprendida y que el 10% o menos usan la Lección Aprendida en alguna ocasión, y el mismo reconoce que sólo lo usa algunas veces, incorporándolo en todas las ocasiones que puede. Ha escrito artículos y en su blog ofrece una plantilla a través de la cual se puede aplicar la metodología de las Lecciones Aprendidas, que sistematiza los procesos y facilita el trabajo de documentarlas.
Considera que debe aplicarse en una organización porque mantiene al equipo unido y a los clientes, interactuando y relacionándose para sacar el mejor provecho a todos el procesos del proyecto.
Para concluir, todas las empresas deberían contar con su propio proceso de elaboración de Lecciones Aprendidas, ya que refuerzan no solo a la organización en el presente, también ayuda para futuros compromisos con clientes. TALAIA OpenPPM te ofrece todo el concepto de Lecciones Aprendidas integrado en un único entorno.