Guía de inicio para una Oficina de Gestión de Proyectos

Guía de inicio para Project Management Offices

Cómo ya explicamos en un artículo anterior las PMO’s sirven para asegurar que las empresas entienden el valor de las inversiones de sus proyectos, normalmente centradas en mejorar la estabilidad de los procesos de gestión. Las PMO’s pueden tener varios formatos, adaptándose a las necesidades según funciones.

En la quinta edición de la guía de PMBOK se define cómo la estructura de gestión que estandariza los procesos de los proyectos y facilita los recursos, metodologías, herramientas y técnicas.

Las formas más típicas de las PMO están definidas por el cliente principal. Las funciones y ofertas de servicio de una PMO deben estar alineadas con la forma de la PMO. La mejor forma de PMO será el que se más se adapte al valor comercial que el PMO pretende, pudiendo ser un híbrido de dos o más formas.

¿Cuándo se definió la Oficina de Gestión de Proyectos?

“Oficina de Gestión de Proyectos” fue el término que se usó para describir la gobernanza de la agricultura en el siglo XIX. En 1939 se produjo el primer uso de “Project Management Office” en una publicación. La definición existe desde mediados de la década de 1950.

¿Quién desarrolló el concepto de PMO?

El ejército de los Estados Unidos dio origen al termino PMO y proporcionó los conceptos básicos que evolucionaron para respaldar las definiciones actuales de la Oficina de Proyectos. Desarrollaron una función de oficina de proyecto en la década de 1930 para monitorear la construcción de aeronaves, y en la década de 1950 cuando necesitaban un enfoque para centralizar los múltiples esfuerzos de desarrollo del sistema para hacer más eficiente la administración del presupuesto.

Desde entonces, el concepto de PMO se ha extendido a otras industrias, como la construcción y los servicios financieros, generalmente en relación con el incremento de la tecnología informática.

¿Cuáles son los beneficios de una Oficina de Gestión de Proyectos?

Las oficinas de gestión de proyectos están diseñadas para mejorar el desempeño organizacional. Una PMO que se percibe como que no ofrece beneficios es una PMO de corta duración.

Los beneficios de una PMO exitosa están directamente relacionados con los objetivos de la organización que se realizan de manera más oportuna, menos costosa y con mayor calidad. Relacionados con la evaluación y la mejora del proceso de negocios para cumplir con la regulación y lograr una ventaja competitiva o entregar un nuevo producto o servicio.

El alcance de los beneficios está directamente relacionado con el lugar que ocupa la PMO en la organización.

¿Cuál es el punto más importante de una Oficina de Gestión de Proyectos?

Conocer como quiere que sea su PMO. Determinando cómo se crea inicialmente, cómo creará la demanda de los servicios de PMO y cómo se administra la PMO para dar el máximo valor a la empresa.

Implantar una PMO es una estrategia que ayuda a muchas organizaciones a realizar de forma más eficiente los proyectos, ya que les aporta un carácter más homogéneo. TALAIA permite un reporte actual y dinámico del estado de los proyectos y de su grado de ejecución.