¿Cómo gestiona un jefe de proyectos con herramientas?

Si quieres que algo funcione, designa a un responsable.” Juan Luis Urcola Tellería

Principalmente un director de proyectos lo que necesita es gestionar proyectos y no herramientas, para capacitar al equipo hacía una cultura orientada a resultados y el buen hacer con los recursos adecuados, gestionando expectativas y áreas que puedan automatizarse a través de dichas herramientas. Un buen director de proyectos es aquel que sabe utilizar las mejores herramientas de software disponibles para optimizar su trabajo y el de su equipo.

La Guía del PMBOK® explica cómo debe ser el jefe de proyectos de la siguiente forma:

  • Alguien que tiene conocimiento en materia de Gestión de Proyectos.
  • Alguien competente y que muestra desempeño en cuanto aplica sus conocimientos.
  • Personalidad, en referencia a habilidades interpersonales del director de proyectos, las conocidas como las Soft Skills.

Uno de los grandes problemas con los que se encuentran los jefes de proyectos es afrontar la poca integración que existe entre diferentes metodologías y herramientas, aunque hay algunos puntos compatibles y se puede crear una implementación entre ellas. Que por otra parte y debido a la gran cantidad de herramientas que existen y que presentan características muy propias se debe detallar cada una de las habilidades de la herramienta para compaginarlas y tener un mejor control sobre los proyectos.

La principal obligación de un jefe de proyectos no es otra que la de finalizar con éxito. Se trata de un concepto un tanto inexacto y bastante complicado de definir, pero lo que si hay que tener claro es en insistir en el cumplimiento de los objetivos.

La autoridad del jefe de proyectos puede ser de dos tipos, formal – legal o real – informal. La formal o legal se deriva de la propia estructura de la organización, según la posición que ocupe, el rango ejecutivo, por jerarquía, poderes delegados o por control económico dentro de la empresa. Mientras que informal o real es personal y se da por que tenga conocimientos técnicos, capacidad negociadora, experiencia o prestigio personal y sea bien reconocido por los compañeros.

El jefe de proyectos puede definirse como aquella persona que ha de integrar los esfuerzos internos y de fuera de la organización para dirigirlos hacia la ejecución para conseguir el éxito. Los buenos jefes de proyecto saben que gran parte de los buenos resultados de los proyectos están en la distribución acertada de las tareas y de la correcta gestión y contando con las mejores herramientas, que deben tener soporte online, y dejar acceder desde cualquier lugar y dispositivo, permitiendo tareas como: edición y control de versiones, adjuntar archivos de las distintas tareas, compartir documentos entre los equipos del proyecto, seguridad para proteger los archivos e información y copias de seguridad de la integración con el software de gestión de proyectos.

Un jefe de proyectos se desarrolla cómo figura clave en la planificación, ejecución y control del proyecto e impulsa el avance mediante decisiones hacía los objetivos. Cuenta con poder ejecutivo y autoridad para tomar decisiones y conseguir los proyectos.

A la hora de relacionarse con otras unidades o personas depende de la estructura organizativa que tenga la organización. En una empresa estructurada a proyectos se les otorga más importancia, ya que todo pasa bajo su aprobación.

Su misión podría resumirse en dirigir el equipo del que se dispone para llegar a los objetivos propuestos de los proyectos, destacando las siguientes funciones:

  • Colaboración con el cliente en la definición de los objetivos para los proyectos.
  • Planificación de los proyectos en todos los aspectos.
  • Dirección y coordinación.
  • Mantenimiento permanente de las relaciones externas del proyecto.
  • Toma de decisiones necesarias para conocer las situaciones en relación a los objetivos.
  • Adopción de las medidas correctoras pertinentes para corregir las desviaciones que se hayan podido detectar.
  • Responder ante clientes y superiores con los objetivos de los proyectos.
  • Proponer modificaciones cuando se produzcan circunstancias que lleven a ello.

Un director de proyectos debe tener una perspectiva amplia, que abarque diferentes perfiles:

Perfil gestor. Controlando y consiguiendo todos los objetivos de los proyectos.

Perfil social. Capacidad destacada para las relaciones personales, ya que es la parte representante principal del proyecto ante clientes, proveedores, etc.

Y cómo un añadido podríamos decir también que tener otro tipo de perfil:

Perfil técnico. Que conozca la tecnología actual es el punto de partida a tener en cuenta para comprender las claves del proyecto, planificar recursos, generar ideas y soluciones eficaces.

Cómo ya habíamos mencionado en anteriores artículos un buen jefe de proyectos debe ser: organizado, contar con eficiencia a la hora de organizar, líder, jefe de equipo, motivador, buen negociador, capaz de influir en los demás, saber comunicar, competente, conseguir el mejor rendimiento de presupuesto y ser capaz de aportar soluciones ante cualquier problema, a las que podemos incluir cuatro habilidades más: terminar dentro de plazo, no superar el presupuesto asignado, ofrecer resultados de calidad y cumpliendo expectativas. Para convertirse en jefe de proyecto es recomendable contar con la certificación que te acredite cómo tal y seguir en formación para tener el conocimiento necesario para alcanzar nuevos objetivos profesionales y debe estar al día sobre las novedades que se cuecen dentro del mundo de las herramientas de gestión del portfolio de proyectos.

La gestión de proyectos no es solo tener las herramientas correctas, se debe tener una serie de habilidades que ayuden a gestionar los proyectos de la forma más eficiente posible. Saber comunicarse, planificar, gestionar el tiempo, controlar gastos, tomar buenas decisiones, ser multitarea, negociador, saber recuperar un proyecto y mostrar entusiasmo y motivación.

En cuanto a las herramientas, ayudan a gestionar al equipo y el trabajo de forma mucho más ágil, efectiva y de forma colaborativa, ya que aportan comunicación rápida e instantánea y permiten trabajar de forma actualizada y las podemos agrupar en dos grandes grupos, las herramientas que ayudan a gestionar tareas y las que ayudan a gestionar proyectos. Las principales funcionalidades que aportan son:

  • Intercambio de ficheros a tiempo real
  • Notificaciones
  • Seguimientos de plazos
  • Seguimiento de costes
  • Gestión de la relación con clientes CRM
  • Facturación
  • Comunicación inmediata a través de chat o notificaciones

De forma que en el PMBOK se identifican un total de 113 herramientas para gestionar las diferentes etapas y áreas de un proyecto, lo que significa que sin una depurada adecuación de las herramientas propuestas se hace complicada la aplicación de las mismas. Se puede gestionar todas las etapas de un proyecto con diferentes herramientas ya que aportan a la gestión de tareas todas las áreas de conocimientos. Que sin ellas la gestión, la ejecución de los recursos humanos, la comunicación, el monitoreo, el tiempo, la calidad de los proyectos serían procesos demasiado complicados para los jefes de proyectos. Y ha quedado demostrado que durante estos últimos años el uso de software para la gestión de proyectos ha cogido protagonismo. Monitorizar todos los procesos se ha convertido en proceso fundamental para que en las empresas se lleve su trabajo de la mejor forma posible. Analizando las herramientas cómo apoyo al desarrollo de cada área de la gestión que forma el ejercicio profesional del jefe de proyectos

En definitiva y para concluir, tenemos que saber que para una buena gestión de proyectos necesitamos conocer bien que herramientas es más conveniente usar y cuáles son las que mejor se adaptan a las necesidades del jefe de proyecto y a las de la organización, más a las de los equipos que vayan a trabajar con ellas, ya que si resultamos con una empresa acostumbrada a trabajar con otra metodología diferente a la que se base la o las herramientas pueden producirse ciertos inconvenientes para la organización. Así que el punto reside en que el jefe de proyectos sepa cuál es la más adecuada para las necesidades generales de su empresa.

Un jefe de proyectos debe tener todos los conocimientos necesarios para adecuar las necesidades de su equipo, de los proyectos y de su empresa a las herramientas que se vayan a seleccionar y trabajar en ello.