¿Cómo deben encajar las PMO dentro de una organización?
Consultando en cualquier plataforma de Gestión de Proyectos nos damos cuenta de que recientemente se ha prestado mucha atención al propósito y al valor de la PMO, y eso se ha hecho a partir de consejos sobre las actividades diarias en empresas que trabajan con PMO. Dediquemos un tiempo a ver qué debe hacer la PMO, y quizás lo más importante, qué es lo que no se debe hacer.
Puede parecer obvio, pero la base de lo que hace una PMO tiene que estar basada en la razón por la que existe. Si la organización la ha creado como función de gobernanza, entonces el personal de PMO debe dedicar su tiempo a revisar proyectos, realizar auditorías, formar parte de comités de dirección y supervisión, etc. El problema es que a medida que las PMO evolucionan a un rol en el que se supone que aumenta el valor comercial, esa conexión entre trabajo y propósito se vuelve más difícil de definir.
¿Qué se debe hacer exactamente cada día para mejorar? ¿Cómo saber que el trabajo que se está haciendo está dando resultados correctos?
Hay dos problemas que deben resolverse aquí: Un propósito de negocio mal definido y la falta de un plan de negocios efectivo.
El propósito de negocio si bien va con la idea general de mejorar el valor comercial es adecuada para una PMO, debe tener un objetivo más específico. No se les pide a los jefes de ventas que vendan más u obtengan más ingresos. Hay áreas de enfoque específicas y objetivos específicos de ingresos o unidades que deben cumplirse.
Pues lo mismo tiene que aplicarse a las PMOs. Debe establecer objetivos que se relacionen con el valor comercial, pero que también sean lo suficientemente específicos como para impulsar directamente el comportamiento. Los detalles específicos varían de una organización a otra, pueden incluir cosas para mejorar el rendimiento y aumentar la satisfacción del cliente. Es probable que estos sean bastante diferentes al enfoque tradicional de las PMO, y ahí es donde entra la segunda parte: un plan de negocios efectivo. Si el propósito comercial y las metas u objetivos específicos son a perspectiva de la organización y sobre qué debe entregarse, el plan de negocios es la documentación del liderazgo de la PMO de cómo se cumplirán esos objetivos. Es similar a un plan de proyecto, que establece los pasos a seguir y quién será responsable de completar el trabajo. También incluye detalles de cómo esas acciones contribuyen al logro de los objetivos comerciales que apoyan. La PMO tiene la tarea de mejorar el rendimiento en comparación con los beneficios. El plan de negocios puede identificar una serie de actividades distintas que contribuyen a ese objetivo con mayor enfoque en la alineación de los beneficios durante la ejecución del proyecto, participación más activa del cliente en las decisiones del proyecto, etc. Estas implican la acción directa de la PMO. Otros requieren la supervisión del trabajo de otros. El desarrollo de los detalles detrás del plan se realizará a través de una planificación detallada entre todo el personal de PMO y las partes interesadas.
Por lo tanto, se puede ver que definir lo que un miembro de la PMO, o la PMO al completo, debería hacer diariamente depende directamente de la existencia no solo de un mandato claro de la organización, sino también de la creación de un amplio plan de negocios actualizado. Cada vez más, el plan de negocio es lo que falta, y se crea confusión entre los miembros de la PMO. Para poner eso en términos del proyecto, hay que lograr que el equipo alcance los objetivos según el propósito, pero sin desarrollar primero el plan completo del proyecto.
Debe quedar claro que la relación entre los objetivos y el trabajo debe ser sólida. Esto tiene implicaciones, entre ellas el hecho de que el trabajo de la PMO puede variar considerablemente con el tiempo. Si bien es poco probable que los objetivos sean completamente diferentes de un período a otro, siempre existe cierta evolución y cambio en el transcurso. Como resultado, el trabajo que realiza la PMO cada día cambiará. Por extensión, las habilidades de los miembros del equipo de PMO deberán evolucionar. Al desarrollar el plan de negocios y los detalles de cómo implementar ese plan, el jefe de la PMO siempre debe permanecer centrado en lo que es mejor para la organización.
Las PMO mantienen la supervisión de los proyectos cuando es lo más adecuado para las metas y prioridades que se tienen. Lo mismo se aplica a las funciones de administrador de proyecto. La mayoría de estas funciones hoy en día brindan soporte administrativo a los gerentes de proyecto, o al software de gestión de proyecto como TALAIA OpenPPM, que está implementado. El uso consistente de las herramientas de software que la organización tiene implementadas es importante y contribuye a la entrega de valor.
A modo de conclusión no parece raro que las PMO no estén seguras de lo que deben hacer para alcanzar los objetivos y aumentar el valor comercial a través de los proyectos. Ese es una idea bastante vaga e incierta, crea confusión y también la creencia equivocada de que el trabajo que se realiza en realidad apoya ese objetivo. Al mismo tiempo, no debería ser difícil establecer planes de trabajo claros, de fácil comprensión y fáciles de comunicar para la PMO y los trabajadores. Todo lo que requiere es claridad de propósito y cómo lograrlo. Eso comienza con metas de liderazgo que son claras, específicas y relevantes para la PMO. Respaldadas por un plan de negocios desarrollado por el jefe de la PMO que define cómo se deben alcanzar esos objetivos.