En esta ocasión vamos a reseñar una entrada del blog de Ryan Endres, escritor, PMP y Scrum Master. Habla de la necesidad en la que se ha convertido la multitarea y cómo todo el mundo desea tener una herramienta que ayude a la organización a gestionar de la mejor forma posible.
Bajo su opinión, el termino multitasking se realiza a diario compaginando la vida profesional y la vida personal con otras tareas. Que junto a la presión de realizar todas las tareas y compaginarlas, se crea la necesidad de terminarlas lo más rápido posible. Por eso es necesario reorientar las prioridades, centrarse en las más importantes y en las que necesitan realizarse con más urgencia.
Ryan considera que un punto importante a tener en cuenta es conocer las medidas que se van a llevar a cabo para organizar mejor las tareas y que estas deben ser fáciles y accesibles a todo aquel que conforme la organización. En la búsqueda de las medidas y herramientas para la empresa es necesario que se documenten las tareas, se ejecuten y se sigan hasta el final el estado de ellas.
Las medidas de las tareas sirven para clasificar, describir, documentar, localizar, ejecutar, seguir y controlar, que junto a otras herramientas y combinando la gestión de tareas y de proyectos, la organización se vuelve mucho más funcional. Las tareas se encuentran organizadas y planeadas. Siendo así mucho más eficiente y ahorrando costes y tiempo a la compañía.
Elegir la más adecuada es un trabajo complicado y en el post que estamos reseñando nos da una serie de consejos y recomendaciones para conocer cual es la más adecuada, ya que hay gran cantidad de ellas en el mercado. Son las siguientes:
1. Consultar las reseñas sobre las herramientas, escritas por gente que sabe y conoce sobre tecnología, no es una forma de elegir de las más eficientes, pero si de las más fáciles para conocer más información sobre una herramienta.
2. Conocer la perspectiva que tienen de la herramienta los usuarios a través de las pruebas gratuitas, durante el tiempo que dure el Free Trial, se pueden probar las funcionalidades y sacar conclusiones viendo si aporta algún beneficio y si esta la empresa satisfecha con los resultados, para pagar por esa herramienta si se adapta a las características.
Al existir tantas herramientas de gestión y con características tan diferentes y para diferentes tipos de organizaciones, conviene saber perfectamente que tamaño tiene la empresa y que es exactamente lo que necesita.
Ryan Endres considera que debería haber mucha más claridad para saber cómo es el funcionamiento, a través de vídeo tutoriales para dar una idea más clara y concisa de lo que son y de lo que hacen. Eso supondría una gran ayuda a la hora de decantarse por una herramienta u otra.
Así cómo también considera que la multitarea es un logro que debe conseguir cualquier empresa. Otro logro al que aspirar, es combinar una herramienta que permita gestionar las tareas con una herramienta de gestión del portfolio de proyectos cómo TALAIA OpenPPM y así tener todos los procesos de los proyectos controlados.
