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TALAIA en Project Management Office Hours

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Cómo ya habíamos anunciado en nuestro anterior post sobre la expansión de Talaia por el mercado norteamericano. La semana pasada tuvimos la ocasión de participar en el programa de radio Project Management Office Hours, que patrocinamos junto THE PMO SQUAD.

Por lo que tuvimos el placer de asistir a la emisión en directo y hablar sobre la gestión de proyectos, herramientas, funcionalidades, y un sin fin más de curiosidades, ¡qué si quieres descubrir tendrás que escuchar el podcast!

Se anunció oficialmente y por primera vez juntos, la alianza entre Talaia OpenPPM y The PMO SQUAD. Como el partner de Talaia en el mercado norte americano, ayudando en el proceso de ventas así como con los clientes ofreciendo servicios profesionales y asesoramiento.

El programa empezó dando la bienvenida a los invitados y hablando sobre la reunión que se dio en la cena de julio de Project Management Institute de (PMI) Phoenix. Conduciendo a un entretenido debate sobre cómo funciona nuestro cerebro y a conocer sobre lo que crea «embudos y atascos» en nuestro pensamiento como Project Manager. Este es un tema interesante para los Project Managers, para que nos ayude a entender mejor cómo nuestros equipos pueden ser más eficientes.

Joe empezó charlando de la gestión de proyectos con Fabrice para poder conocer más sobre la solución  que ofrece Talaia OpenPPM y cómo se diferencia de otros productos parecidos. Talaia OpenPPM es la primera herramienta PPM bajo el estándar de PMBOK. Y dio a conocer que es una solución del segmento intermedio que no compiten con herramientas de clase empresarial como Planview o  con  herramientas de gestión de tareas como Asana y Trello. Una segunda parte del programa fue cuando oyentes mandaban preguntas a través de twitter para que los invitados respondiesen.

Fabrice respondió a un tweet sobre IA para PPMs. Y Tom, el otro invitado ofreció muchos años de perspectiva y experiencia trabajando para varias organizaciones. Compartió con nosotros sus rasgos de personalidad clave para un gerente de proyectos. Tom respondió también  a un tweet preguntando por habilidades vs. técnicas. Prosiguiendo con una gran debate de Cascada vs Agile, con algunas nuevas respuestas frente a lo que habíamos escuchado en programas anteriores.

¡Aprendimos muchísimo y fue una experiencia muy positiva con la que confiamos haber empezado con buen pie en EEUU!

 

 

Roles y Usuarios disponibles en TALAIA

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Talaia se basa en una visualización sencilla y clara de las iniciativas y proyectos para una mejor valoración, estimación y cumplimiento de los objetivos. Maximiza el rendimiento de las inversiones y asegura el cumplimiento de los objetivos, por lo que minimiza los riesgos e impactos a través de un seguimiento de los mismos. Permite estandarizar la metodología PMBOK® y sus procedimientos, estableciendo un lenguaje común en la compañía para evitar errores. El resultado del trabajo con Talaia es mejorar los niveles de calidad en los proyectos y aumentar el nivel de satisfacción de los clientes.

Es por eso que es multi-perfil y permite segmentar la información de los perfiles de cada usuario en cada departamento.

Roles y usuarios (8+2), con los que permite segmentar Talaia:

  • Resource Manager (RM). Responsable de asegurar la disponibilidad de los recursos humanos según la planificación de la gestión de la capacidad y la formación. Puede: aceptar, rechazar o proponer una asignación distinta.
  • Functional Manager (FM). Director de la Organización Ejecutante, responsable del alineamiento con los objetivos estratégicos, forma parte de los comités de seguimiento, ayudando a la supervisión global del rendimiento de programas y proyectos. Supervisa PMs, IMs y PgMs. Tiene visibilidad completa de todas las inversiones, proyectos y programas de su departamento.
  • Project Manager Office (PMO). Define procesos y estándares de calidad, supervisa el rendimiento de programas y proyectos, centraliza el soporte administrativo y proporciona la información para la toma de decisiones.
  • Program Manager (PgM). Responsable de gestionar programas. Supervisa a Project Managers. El programa tiene cinco fases: definición, inicio, configuración, ejecución y cierre. Introduce el presupuesto disponible y se comprara con el presupuesto dispuesto y con el coste acumulado.
  • Investment Manager (IM). Responsable de gestionar proyectos aprobado o inversiones, otorgando información de seguimiento. Las inversiones cuentan con tres fases: inicio, ejecución y cierre.
  • Project Manager (PM). Rol principal en Talaia, encargado de gestionar los proyectos aprobados, dirigiendo el equipo del proyecto proporcionando información de seguimiento. Supervisa los Team Members. Los proyectos tienen cuatro fases: inicio, planificación, ejecución y cierre.
  • Team Member (TM). Es la persona asignada al equipo del proyecto, fuente de costes directos, responsable de imputar horas y gastos. Registra comentarios, guarda y aprueba dedicaciones reales como gastos.
  • Sponsor (SP). Responsable de la financiación del proyecto, ayuda a conseguir que los proyectos alcancen los objetivos planificados. Tiene visibilidad completa de todos los proyectos e inversiones en los cuales está asignado como sponsor.

 

  • Portfolio Manager (PFM). Es el director de la compañía con responsabilidad sobre todos los departamentos. Responsable del alineamiento de la cartera de proyectos de la empresa con los objetivos estratégicos y supervisa a PMs, IMs, PgMs y FMs. Tiene visibilidad completa, gracias al scrum que lleva a cabo Talaia de todas las inversiones, proyectos y programas de su empresa.
  • Stakeholder (SH). Tiene visibilidad a los proyectos. Pueden ser internos o externos a los proyectos y consultar a tiempo real

Motivos por los que usar Talaia

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A partir del momento en el que se concretan proyectos y los equipos tienen que dividirse el trabajo, uno de los problemas que se presentan es que se usan demasiadas herramientas a la hora de planificar, repartir y ejecutarlo. Lo que dificulta la comunicación y la rápida evolución del trabajo. Talaia es la herramienta que une todo lo que un equipo necesita para trabajar en las condiciones más óptimas, ayudando la conectividad e interacción entre los miembros y sus tareas.

Teniendo en cuenta que cada empresa es única y con diferentes necesidades lo que pretendemos desde Talaia es ayudar a que se produzca un aumento de la eficacia sea cual sea la dirección a la que se dirija el proyecto.

 

 

Motivos por los que efectiviza el trabajo:

1. Seguimiento del tiempo. Desde el inicio del proyecto se encuentra monitorizado y permite que se registre el progreso y el tiempo que se destina a cada tarea, para conocer si se necesita ayuda adicional y en dónde. Esto ofrece una gran cantidad de beneficios, ya que no solo sirve para gestionar, sino que además ayuda a los equipos a dosificarse las tareas ellos mismos. Mejorando la productividad y haciendo que la realización de los trabajos sea menos estresante y aumente el nivel de calidad de los resultados.

2. Contribuye a mejorar la cultura de gestión y buenas prácticas de la organización. Por esta parte es de los mejores motivos por los que usar Talaia, ya que permite a los equipos, trabajar a distancia y encontrarse bajo una misma herramienta siendo esto vital para llevar a cabo de la mejor forma posible el trabajo. Talaia se convierte en una oficina virtual, donde se encuentran documentos, comunicación, actualizaciones, etc. disponible para todos los miembros independientemente del lugar en el que se encuentren. Siendo un gran aliado para la transformación digital de la empresa.

3. Facilita el acceso a la información a tiempo real. Esto permite que toda la información se encuentre actualizada al momento, permitiendo que se pueda aprobar, revisar, editar o identificar los pasos que se están siguiendo para que se corrijan al mínimo síntoma de posible error. Con la gestión de documentos no es necesario recurrir al correo, ya que se encuentran juntos en la misma herramienta.

4. Alinea la organización con la estrategia de negocio. Talaia puede usarse como parte de la estrategia de negocio, aportando un sitio para que todo el implicado con el proyecto, pueda ir viendo y actualizando los documentos más relevantes. Eliminando gran cantidad de papel, involucrándose en la Responsabilidad Social Corporativa y organizando las tareas manteniendo a todo el mundo al día.

Para conocer más de Talaia y poder probar estos cuatro puntos y más beneficios que reporta, entra en
https://talaia-openppm.com/. Disponemos de una prueba gratuita de 30 días sin necesidad de descargar software. Te va a sorprender como nuestra herramienta de gestión, en esos días de prueba, facilita el trabajo y el resultado de los proyectos, unificándolo todo bajo el mismo sistema.

Webinar Gratuito

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El próximo 20 de junio nuevo Webinar, disponible en dos horarios
10:00 y 17:00 GMT+2 España
Duración aproximada 60 minutos
Se requiere inscripción

Inscripción 10:00
Inscripción 17:00

El principal objetivo de este webinar gratuito es dar a conocer de una manera rápida y sencilla cómo funciona la herramienta de gestión de proyectos Talaia OpenPPM. Mostraremos la principales funcionalidades de la herramienta, las novedades de mayo, el nuevo simulador de escenarios de recursos y las características de la nueva versión. 
TALAIA OpenPPM te permitirá trabajar de una manera más rápida, sencilla y eficiente, monitorizando y ajustando el trabajo de distintos proyectos a la vez, así cómo también obtener una visión al instante a través de diagramas y gráficos. Información real a tiempo real que evita posibles desviaciones en los proyectos. 

Quiéres anticiparte al webinar?
Descárgate nuestra versión gratuita a través de nuestra web y empieza a disfrutar de TALAIA OpenPPM desde este momento.

FreeTrial
El Simulador de Escenarios de Recursos es una de las nuevas funcionalidades añadida a Talaia en 2018, a partir de la versión Talaia OpenPPM  ® – Gestión de Cartera de Proyectos Fiona v7.6.0.

Webinar impartido por Juan Carlos Gómez, Business Development Manager en SM2 Software & Services Management, experto en la gestión de proyectos. TALAIA OpenPPM, es una herramienta propia de SM2.
Linkedin

TALAIA OpenPPM es un servicio registrado de:
SM2 Software & Services Management

Talaia OpenPPM  Información de producto:
sales@talaia-openppm.com
  


 

¿Qué tendencias marcan la gestión de proyectos?

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Al igual que la ciencia, la tecnología, los mercados y la sociedad, el mundo de la gestión de proyectos avanza y evoluciona a pasos agigantados. Es por eso que el profesional de este sector debe conocer a que se enfrenta y querer aprender de ello. En este articulo vamos a revelarles los secretos para no quedarse atrás y adaptarse a los tiempos que corren.

Estas tendencias son:

  • Formación online. Ante la gran cantidad de competencia que hay hoy en día es un hecho hablar del aprendizaje online, ya que se trata de uno de los mejores complementos a la experiencia y estudios. Permite y facilita la formación, evitando desplazamientos y ahorrando costes, permitiendo acceder a una gran variedad de cursos, masters y grados en grandes escuelas y universidades.

 

  • Benchmarking. Significa tomar como referencia los mejores aspectos de la competencia en aspectos innovadores, dando al cliente un mejor servicio. Obtener la información de como lo hacen es fácil, ya que con internet lo tenemos todo al alcance de unos pocos clics y realizar las comparaciones que sean necesarias para dotar de una idea realista y completa de lo que se debe hacer para mejorar.

 

  • Experiencia en puestos de Project Manager. Contar hoy en día con experiencia de Project Manager es mucho mejor para las empresas a la hora de contratar a alguien, ya que les resulta a las empresas mucho más económico y menos arriesgado que formar a alguien de su plantilla. Ir a lo seguro y encontrar a los mejores para que entren a formar parte del equipo.

 

  • Implementación de herramientas de gestión. Es de lo más necesario ya que facilita de todas las formas posible el trabajo. Permite controlar el progreso del proyecto de forma monitorizada. Sin duda es una inversión que compensa los resultados por el hecho de que aporta datos a tiempo real y junto a sus análisis predice los posibles errores para corregirlos a tiempo.

 

  • Dotar de mayor importancia a las PMO. Está aumentando considerablemente el número de oficinas de administración de proyectos ya que alineando la PMO con la estrategia de la organización cumplen con sus objetivos principales de forma más fácil.

 

Son sin duda estás cinco tendencias las que marcan el futuro de la gestión de proyectos. Ayudan a mejorar los resultados de toda empresa que cuente con un Project Manager que cumpla con ellas y esté en constante formación, queriendo aprender de las novedades, estudiando a la competencia para mejorar, teniendo experiencia basada y demostrada. Contando con la ayuda de herramientas de gestión de proyectos como Talaia OpenPPM y dando un papel de mayor relevancia a las PMO, que demuestran la mejoría de la realización de los proyectos.

Talaia OpenPPM facilita la vida al Project Manager

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Talaia OpenPPM hace la vida del Project Manager mucho más fácil.

El mundo de los negocios es cambiante, las empresas necesitan una herramienta de gestión de proyectos que les lleve la organización de estos y priorice las buenas iniciativas e ideas.

El Project Portfolio Management es la solución que necesita una empresa para poner planes a sus deseos y convertirlos en objetivos. Tiene una función negociadora a nivel estratégico para la organización y de la mano del CEO, que permite priorizar y ordenar la demanda, manejar el portfolio, ejecutar el proyecto, sustentar y probar. Así como también trabajar colaborando y compartiendo objetivos e iniciativas. Prepara a la organización para responder con éxito a los cambios. Para ello necesita contar con la integración de cuatro bloques bien definidos: procesos, aplicaciones, análisis y toma de decisiones. Y todo ello manteniendo un diseño simple de la interfaz, sin incrementar los niveles de complejidad.

Existen empresas que creen que una herramienta de gestión de proyectos frena algunos procesos, pero sin duda Talaia derrumba todos esos pensamientos y ayuda a planificar, ejecutar y controlar, incrementando el número de proyectos exitosos. Esto sucede porque nuestro software identifica y corrige los posibles errores.

Es por eso que facilita el trabajo de los Project Managers y de todos los usuarios, dentro de este mundo tan complejo Talaia permite cargar muchos proyectos en una sola herramienta, incrementando la facilidad del trabajo y tareas, ya que se encuentran más ordenadas y accesibles junto a su agenda y plazos de entrega.

Talaia es una herramienta de gestión de proyectos para trabajar de forma más rápida, sencilla y eficiente. Los equipos pueden comparar, comentar e interactuar en tiempo real, potenciando el progreso del proyecto con unos pocos clics. Permite monitorizar y ajustar el trabajo y mantener el ojo a distintos proyectos a la vez, así como también trabajar con diagramas de Gantt, facilitando una rápida visión de los factores más importantes del proyecto.

Con Talaia OpenPPM tienes:

  • Un lugar único de trabajo, en el que se planea, prioriza y reparten las tareas, documentos y guarda el proceso de trabajo, impidiendo que se produzcan grandes errores.
  • Una herramienta fácil de usar con una interfaz muy intuitiva.
  • Soluciones adaptadas a los proyectos y tareas, con sus diagramas ajustados y controlados, creando a tiempo real reportes sobre el trabajo realizado.

Clientes de alrededor del mundo, nacionales e internacionales garantizan el uso de Talaia OpenPPM, dejando como resultados satisfactorios proyectos, equipos y negocios.

¿Qué es el Project Portfolio Management?

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Actualmente muchas empresas reconocen la efectividad de contar con una herramienta de gestión de proyectos, ya que forma parte de la estrategia que da prioridad e impacta beneficiosamente al ciclo de vida del producto, aportando rápidos resultados al mercado tan competitivo en el que nos encontramos en estos momentos.

El Project Portfolio Management consigue centralizar los planes de proyectos y los procesos de gestión para mejorar la administración de proyectos múltiples dentro de una organización.

El objetivo principal es aumentar la coordinación de los recursos de los proyectos para optimizar la resolución de estos y a la vez ayudar a dotar de más valor a la empresa, priorizando los proyectos según el valor de negocio y el ROI (Retorno de la Inversión). Centralizando, reportando, monitorizando y analizando el alcance entero del proyecto junto con sus objetivos.

Al inicio del proyecto es necesario que el Project Manager identifique los recursos más apropiados y los asigne. Usando los recursos y calculando el porcentaje de tiempo que los empleados van a dedicar a completar las tareas.

 

 

Nuestro software de gestión de proyectos; Talaia OpenPPM mejora los niveles de calidad de proyectos y productos, aumentando el nivel de satisfacción de los clientes. Se basa en una visualización sencilla y clara de las iniciativas y proyectos para una mejor valoración de los objetivos. También permite estandarizar la metodología PMBOK, estableciendo un lenguaje común en la compañía para evitar confusiones.

Desde sus inicios ha mantenido una filosofía de mejora continua, posicionando a la organización como una de los principales referentes para gestionar las carteras de proyectos de grandes empresas. Llevando a cabo iniciativas e inversiones para evaluar su viabilidad antes de aprobarlas y convertirlas en proyectos. Facilita la toma de decisiones y con el cuadro de mandos aporta una visión con información vital para conocer el estado de la cartera de forma rápida. Controla el progreso de metas alcanzadas de diferentes proyectos, clasifica su índice de riesgo y planifica una respuesta. Dispone de un gráfico WBS (Work Breakdown Structure) que permite comprobar el grado de avance y paquetes de trabajo. Con Talaia se gestiona todo el espectro de solicitud de recursos y dispone de un módulo integrado que permite la imputación de horas trabajadas y gastos en las tareas de los distintos proyectos y conocer a donde se están destinando los esfuerzos. Nuestra PPM cuenta con un Dashboard que recopila los datos del cuadro de mando y los muestra con diferentes gráficos, aportando una visión general más clara del estado de los proyectos. También permite crear listados en base a informes pre-definidos con filtros avanzados para obtener información de proyectos, recursos humanos o financieros. Permitiendo que estos informes generados puedan ser imprimidos o guardados en formato PDF.

Talaia OpenPPM es actualmente uno de los mejores Project Portfolio Management, gracias a todas y cada una de las bondades con las que ha sido desarrollada. Ya que facilita el acceso a la información más relevante para los proyectos, mejora la cultura de gestión, alinea toda la organización, crea un proceso de reporte y se asegura el cumplimiento de los plazos.

Nueva funcionalidad en TALAIA, Simulador de Escenario de Recursos.

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El Simulador de Escenarios de Recursos es una nueva funcionalidad añadida a TALAIA en Febrero 2018 a partir de la versión TALAIA OpenPPM ® – Gestión de Cartera de Proyectos Fiona v7.6.0.
Permite al usuario obtener una visión a alto nivel de la capacidad de recursos con una determinada categoría profesional, en función de las horas que tienen planificadas (en proyectos iniciando y/o planificando) y de las horas comprometidas en proyectos en ejecución. Esta información le permitirá planificar el paso a ejecución de los proyectos actualmente en fase de Inicio y Planificación conociendo una estimación de los recursos y asegurando la disponibilidad de los mismos.

En el Simulador de Escenarios, se muestra una tabla con una serie de datos:
• HORAS PLANIFICADAS: Para cada uno de los proyectos simulados se indican el total de horas
planificadas, ya sea en Pre-asignaciones Virtuales, Preasignaciones y/o Asignaciones de TMs. Es importante
mencionar que para el cáculo de las Horas Planificadas de:
• PREASIGNACIONES VIRTUALES: No se asocia un Calendario, por lo que a efectos del cálculo de horas
de estas preasignaciones virtuales, se ha definido una jornada laboral de 8 horas 5 días a la semana (de
lunes a viernes), y teniendo en cuenta que los festivos se considerarán como LABORABLES.
• PREASIGNACIONES Y ASIGNACIONES DE TMs: En el caso de los TMs, sí se les asigna un calendario,
por lo que en el cáculo de horas (tanto en preasignaciones como en asignaciones), los festivos son
considerados NO LABORABLES.
• CAPACIDAD TEÓRICA: La Capacidad Teórica representa la cantidad de horas de trabajo ideales al
mes que se podía alcanzar teniendo a todos los TMs de una misma PO y con una misma Categoría Profesional
ocupados. A efectos de este cálculo, se ha definido una jornada laboral de 8 horas 5 días a la semana (de lunes
a viernes), y teniendo en cuenta que los festivos se considerarán como LABORABLES.
• OPERACIONES: Esta dato muestra, para todos los TMs de una misma PO y Categoría Profesional, el
sumatorio de todas las horas asignadas a Operaciones (vacaciones, bajas, etc.) aprobadas en APP2 y APP3
al mes.
• CAPACIDAD TOTAL EN PROYECTOS: La Capacidad Total en Proyectos es un dato calculado
como [CAPACIDAD TEÓRICA] – [OPERACIONES] y representa la cantidad de horas de trabajo disponibles al
mes, descontando las ausencias programadas, para todos los TMs de una misma PO y Categoría Profesional,
• CAPACIDAD ASIGNADA EN EJECUCIÓN: La Capacidad Asignada en Ejecución representa la
cantidad de horas comprometidas en Preasignaciones Virtuales, Preasignaciones y/o Asignaciones de TMs,
con una misma PO y Categoría Profesional, en proyectos cuyo estado sea Ejecutando.
• DISPONIBLE: Éste es un dato calculado como [CAPACIDAD TOTAL EN PROYECTOS] – [CAPACIDAD
ASIGNADA EN EJECUCIÓN] y representa la capacidad real de una determinada Categoría Profesional
disponible para otros proyectos en fase de inicio o planificación.
• REQUERIDO: El Requerido es un dato calculado como la suma de las Horas Planificadas requeridas de
todos los proyectos a simular.
• BALANCE: Es el resultado de la simulación y muestra un valor, positivo o negativo, en función de si se
dispone de suficientes TMs de una determinada categoría profesional para proceder a ejecutar el proyecto en
las fechas simuladas. Se trata de un dato calculado como la resta [DISPONIBLE] – [REQUERIDO].